JA農業祭を密着取材！会場設営取材レポート
去る2009年11月21日・22日、東京都小金井市立第一小学校にて「JA農業祭」が行われました。このイベントの看板製作・機材レンタル・会場設営を担当したのは、ダスキンレントオール 新宿新都心イベントセンターです。
今回は、イベントの機材レンタル・会場設営・看板製作を密着取材！ ワンストップで対応する作業の流れを、こちらでご確認ください。
事前準備
営業担当（今回は山本氏）がJA東京むさし小金井支店を訪問して打ち合わせを行い、詳細な見積書を作成しました。作成した見積書をもとに、営業事務が商品を手配・確保。同時に看板の仕様書を製作専門部署である「＋S（プラスエス）」に提出します。
商品準備シート
イベントで使用するレンタル商品は、すべて見積書に付随する「商品準備シート」に取りまとめます。このシートにはPINコードが付けられており、管理しやすいのが特徴。物流倉庫では、このシートをもとにレンタル商品の準備が行われます。
※PINコード…物流倉庫内の商品全てに付けられており、保管位置や在庫状況を管理するためのナンバー
看板製作
看板の仕様書に従って、グラフィックデザイナーがデザインします。今回の製作物は、会場内の案内ボードをはじめとした30種類の文字看板。すべてまとめてデザインし、お客様に確認していただきます。
今回注意したのは、離れた所からでもコーナー名などがはっきりと判読できるよう「読みやすさ」に重点を置いたデザインです。
印刷
社内には看板印刷用の大型印刷機を設置してあります。使用する用紙との相性をはじめ、出色などを何度も確認しながらお客様のご要望に近いものに調整します。今回は文字のみでしたが、人物を印刷する場合などはさらに色味や質感にこだわり、微調整を重ねてお客様に確認していただいています。
膨大な用紙のストック。最適なものを選びます
幅1,300mm、長さ30～50mまで一度に印刷可能
デザイン起こしには平均して約1日、印刷まで含めると2日ほどかかります（看板の枚数による）。印刷後は、併設の加工工場内で用紙を裁断して必要な大きさに加工し、仕上げまで行います。
加工工場内の作業台。
ここで印刷した用紙を裁断・加工します
工場内には社内イベントで使用する看板も保管されています
物流倉庫
物流倉庫とは？
「ダスキンレントオール 新宿新都心イベントセンター」のレンタル商品が収納してある大型倉庫。約1,000坪の敷地の中に10,000点を超えるレンタル商品の在庫管理だけでなく、搬入・搬出作業、メンテナンス、製作作業まで幅広く使用されています。常時50人以上のスタッフが働いています。
レンタル商品は毎回丁寧にメンテナンスを行い、よりよい状態を保ちます
専門の技術者が常駐しているため、倉庫内でも製作が可能です
看板製作仕上げ
木枠加工などが必要な看板類は物流倉庫に移動し、専門スタッフによる作業を行います。組み立てられた看板は、運搬中に傷つくことがないように丁寧に梱包されてトラックに積み込まれます。
看板組み立ての様子
丁寧に梱包します
積み込み作業
「商品準備シート」を確認しながら、これから積み込むレンタル商品のチェックを行います。確認できたものから、トラックに次々と積み込んでいきます。今回のイベントに使用する用品は4台のトラックに分けて積み込まれ、随時会場へと搬送。積み込み時には破損や事故を防ぐために、緩衝材などを使用して万全の安全対策を施します。
積み込み前のチェックは念入りに行います
スタッフ全員がこの標語を念頭に置いて作業に取り組んでいます
積み込み作業はゆっくり慎重に
しっかり固定して破損を防止
会場設営
今回の会場設営を行ったスタッフは、全員で16名。まず事前にスタッフを「屋外チーム」と「屋内チーム」に分け、それぞれのチームのリーダーに詳細な指示を出します。今回は最初に体育館内の養生を行い、それからチームごとに分かれて作業を開始しました。
※会場の特徴
今回の会場は小学校なので、会場設営を行う日は授業が行われていました。そのため、安全性を考慮して生徒さんの下校を待ってから作業を開始しました。
搬入作業
トラック4台を入れ替わりで敷地内に入れ、次々に搬入していきます。まずは駐車した場所から体育館までの廊下に養生を行うことで、土足で体育館まで往復できるようにしました。
事故防止のためスタッフが車を誘導しながら迅速に搬入していきます
まずは養生シートを搬入して準備をします
チームを分けて養生と搬入を効率よく進めます
体育館設営作業
体育館の床を傷つけないよう隙間なく養生シートを張り、その上から式典などに使用するシートを敷きます。イベント中のズレを防止するために丁寧に固定します。
養生前の状態
養生中
シート張り完了
展示用机の搬入・設置
会場には農業祭に出品する野菜・果物が展示されます。シートの設置が完了したら、展示用の机を搬入し、間隔を正確に測りながら設置していきます。
展示用机には、白い布を丁寧に被せていきます
机と机の間隔は、仕様書通り正確に揃えます
展示用机の設置が完了しました
ひな壇・写真ボード・看板設置
大まかな会場設営が完了したら、看板設置や装飾などの細かな作業を行って完成させていきます。今回は、優秀賞を獲った野菜・果物を飾るためのひな壇と、JAのイベント写真を飾るボード、そして製作した看板を設置しました。
優秀賞を獲った野菜・果物のためのひな壇
これまでのJAの活動写真がパネルに飾られます
組み立て作業を行って設置していきます
設営完了
運動場設営作業
運動場への設営作業は、体育館の養生が完了したタイミングで開始します。まずはテントなどの資材を搬入して設置場所に置き、組み立てます。
設営前の状態です
資材を搬入
グループに分かれてテントを組み立てます
机・電球・音響設備・看板設置
テント設営が完了したら、机と電球、音響設備を設置します。電球と音響設備についてはテストを行い、故障などの問題がある場合は交換します。また、屋外用の看板も所定の位置に設置していきます。
机と電球を設置。点灯しないものは交換します
音響設備は本部に設置し、テストを行います
看板の設置作業です。しっかりと固定します
ご説明
設営が完了したら、音響設備や式典で使用するレンタル商品の使用方法などをJAの担当者様に丁寧にご説明します。
音響設備の使い方は、わかりやすく丁寧にご説明します
式典で使用する小物についても準備を整え、使い方を詳しくご説明します
当日の様子
会場設営は完了しましたが、大切なのは当日のイベントが滞りなく行われること。当社では必要に応じて、設営を担当したスタッフが常駐しお客様のサポートをいたします。レンタル商品の突然の故障や破損にも対応できますので、ご安心ください。
さまざまな模擬店が開かれました
会場中央には野菜で作られた「宝船」が
スタッフからのメッセージ
今回、会場設営にあたったスタッフである山本氏と野田氏のお二人に、設営の際に心がけていることについてインタビューを行いました。
山本氏
一番の強みは、「柔軟性」です。お客様のご要望にお応えするため、機材はもちろん式典などに関する細かなサポートまで徹底して行います。必要な情報を、しっかり細部まで伝えることができる。それが、お客様にイベント当日を快適に過ごしていただくために一番大切なことだと考えています。
今回のように小学校に設営する場合などは、特に事故防止に徹しています。安全・安心な設営ができれば、私としても満足です。
野田氏
常に気を付けていることは、「お客様のご要望に添った設営であるかどうか」ということです。プロとして最適なご提案をすることは当然ですが、まずはご要望をかなえることに注力しています。
ゴミは落ちていないか、機材は安全に使えるかなどにも気を遣っていますね。今回の体育館の養生などはよい例ですが、「快適に使える環境」を整えてイベントを成功に導くことが、自分の重大な責任だと考えています。
